5 начина да повишите продуктивността си на работното място

Five ways to boost your productivity

В днешния динамичен корпоративен свят, успехът на работното място не се определя само от физическото присъствие в офиса и механичното изпълнение на задачите за деня. За да се постигне реален напредък в кариерата, е необходимо стратегическо мислене и гъвкав подход към работата. Това включва и способността за ефективно планиране и организация на задълженията, съобразени със сроковете на изпълнение.

Не съществува универсална формула за постигане на висока продуктивност на работното място, тъй като това е индивидуален процес, който изисква време и търпение. Но въпреки това, има различни методи за стимулиране на продуктивността. С помощта на правилната настройка и използването на подходящите инструменти, е напълно възможно да се справите, не само с всекидневните работни предизвикателства, но и да постигате целите си по-бързо и по-лесно. 

Независимо дали притежавате дългогодишен опит, или тепърва стартирате своето кариерно развитие, посочените по-долу полезни практики ще усъвършенстват уменията ви и ще подобрят ефективността ви.

Прочетете още: 5 съвета за понижаване на стреса при търсене на нова работа

1. Правилото на трите елемента и матрицата на Айзенхауер

Правилото за трите елемента включва класификация на задачите в три отделни групи: първата от тях съдържа списък на задачите с най-висок приоритет, втората е с дневните цели, а последната е с второстепенни задачи. Този системен подход би оптимизирал работата ви, предотвратявайки бърнаут.

Можем да дадем следния пример: денят ви може да стартира с три належащи задачи – изготвяне на клиентско предложение, връщане на обратна връзка по спешен въпрос и лична подготовка за делова среща. Това са приоритетите за деня, след което на база тях да си поставите 3 дневни цели, като подготовка на доклад/ отчет, преглед на дневните резултати и провеждане на вътрешна среща с екипа. На последно място е изпълнението на задачи, като организация на работното място, генериране на нови идеи за проекти, и подобни.

Когато приоритизацията на задачите ви затруднява, бихте могли да използвате Матрицата на Айзенхауер – ценен инструмент, създаден в началото на 20-ти век. Тя помага за идентифицирането и приоритизирането на ангажиментите. По-долу можете да видите визуализация на матрицата:

2. Организация на дигиталното пространство

Организацията на вашето онлайн пространство, в това число електронни папки, имейли и прочие, играе също ключова роля в подобряването на продуктивността ви. Подобно на подредбата на физическото ви работно място, и правилната онлайн организация би ви улеснила.

Ето някои полезни навици и подходи, които да допринесат в тази посока:

  • Ефективното управление на електронната ви поща, инсталирането на система за архивиране, както и включването само на работни контакти, са от съществено значение. 
  • Инструмент като Hey.com предоставя нов подход в управлението на имейлите, фокусирайки се повече върху потребителското удобство и въвеждайки иновативни функции като „Imbox“ за филтриране и отбелязване на мейлите с най-висок приоритет.
  • Редовното актуализиране и поддържане на работния ви календар, чрез пренареждане или премахване на отменени срещи и събития, е също важен компонент.
  • Блокирането на онлайн реклами, които се появяват на компютъра ви по време на работните часове с помощта на инструменти като Adblocker спомагат да не се разсейвате.
  • Актуализирането на дигиталните работни папки, изтриването на ненужни/ стари файлове, организация на всички папки и директории, и не на последно място, определянето на ясни времеви диапазони за комуникация за изпращане на работни имейли и съобщения, допринасят за повече ефикасност от работата в дигитална среда.
  • Използване на онлайн инструменти за управление на пароли, като Dashlane и 1Password, шаблони/ темплейти за организация на задачите, и централизирани платформи за управление на проекти, за да направите вашия дигитален работен процес по-подреден и организиран.

3. Приоритизирайте здравословните си навици и се възползвайте от допълнителните корпоративни придобивки на компанията, в която работите

Продуктивността ви се повлиява и от активностите, които извършвате извън работния ден. В това число са здравословните ви навици, в това число и грижата за физическото и психично здраве. Дори и минимални усилия от ваша страна могат да имат определяща роля върху нивата на енергия, фокус и общо настроение.

Някои полезни и прости за изпълнения съвета, биха били следните: изпиване на една пълна чаша вода преди сутрешното кафе, настройване на алармата за раздвижване на всеки час, рано лягане за сън и прочие. Освен това, не забравяйте да правите редовни почивки, тъй като те биха подобрили продуктивността ви. За тези, които се впускат твърде задълбочено в работата си, техника като Pomodoro е полезна, насърчавайки вземането на петминутна почивка на всеки 25-минути.

Съветваме ви да се възползвате от здравословните придобивки, които предлага компанията ви. Те ще помогнат както за физическото, така и психическото ви благосъстояние. В България, Сърбия и Турция водещи работодатели вече предоставят достъп до платформи като Re:benefit за гъвкави корпоративни придобивки на служителите, насърчавайки ги към по-здравословен баланс между работа и личен живот, което неизменно се отразява на общата им продуктивност.

Научете повече: Работодатели са увеличили бюджетите за гъвкави фирмени придобивки на служителите си с 20% само за периода юли – септември 2023

С Re:benefit имате свободата да персонализирате вашия пакет от месечни придобивки в зависимост от индивидуалните ви нужди. Независимо дали искате да се възползвате от спортни или образователни програми, или пък търсите подкрепа за своето психично здраве, тази иновативна платформа ви дава възможност да постигнете по-добър баланс между работа и личен живот. 

4. Подредено работно място

Чистото и подредено работно място, било то в дома или в офиса, може да ви помогне да останете максимално фокусирани. Когато премахнете безредицата около вас създавате подходяща среда за работа. Освен това, поставяйки работния си плот в близост до прозорец, за да сте на естествена светлина, не само ще подобрите настроението си, но и ще повишите продуктивността си. Други полезни трикове за по-добра организация са:

  • поставянето на бяла дъска над бюрото ви за вашите записки
  • закупуването на ергономичен стол за работа, който помага на тялото ви да се чувства добре 

поставянето на растение също може да ви помогне да мислите по-бързо, посочва изследване на Horticultural Research Institute.

5. Самоконтрол на разсеяността

С цел да останете максимално фокусирани върху работата си, е важно да минимизирате заобикалящите ви разсейващи фактори. Разсейващите фактори разделяме на 2 групи: такива върху които имаме контрол и такива, върху които нямаме пълен контрол. Първата категория са например известията, които постоянно се появяват на телефона ви, но имате свободата да ги заглушите. От втората категория са например колеги, които ви прекъсват и притесняват често на работното място. 

Намалената продуктивност се появява не само от самите разсейващи елементи, но и времето и усилията, необходими за възстановяване на концентрацията, което често отнема до 23 минути, посочват изследвания. Въпреки че е трудно да се елиминират всички околни фактори, съществуват ефективни начини за редуцирането им.

Ефективни методи за задържане на фокуса ви са следните:

  • поставяне на телефона в режим на “do not disturb”
  • затваряне на имейла докато работите върху определена задача
  • инсталиране на инструмент като StayFocusd, който предотвратява достъпа до уеб сайтове, които отнемат от времето ви 
  • с цел изолиране на околния шум в офиса, можете да използвате слушалки. 

Всички изброени стратегии могат да ви помогнат да съхраните концентрацията си.
Следвайки тези съвети, можете значително да повишите продуктивността си на работното място, но е също толкова важно и да имате подкрепата и от страна на компанията, в която работите, и тя да ви осигури инструменти за постигане на вашето благополучие. Някои изследвания, като това на Harvard Business Review, обръщат внимание на директната връзка между продуктивността и признанието, което служителите получават от страна на работодателите. Талантите работят по-усърдно и се концентрират по-добре, когато усещат, че техният принос се цени. Колкото по-голямо внимание и заинтересованост получавате от вашите колеги, толкова по-добри са и възможностите ви за повишаване на продуктивността и постигане на общ успех.

Статията е публукувана в категория Blog. Запазете връзката.